文件修订控制涉及多种因素，包括但不限于：
管理文档版本
创建标准文件夹目录结构
跟踪修订之间的变化
建立部件号和文件命名协议
在管理文档的创建和发布过程中，有许多步骤
对于本系列中的本博客文章和其他相关版本控制的博客文章，我将重点收集技术手册、营销材料或培训材料等文件。
不言而喻，如果你有一个可行的修改控制系统，你的生活应该会更容易。当你试图记住存储文档的位置或想知道你是否有最新版本时，你不应该抓挠你的头。但此外，修改控制系统还有许多其他原因，例如：
确保您的客户能够使用最新版本
不要提供不应该修改的修改
保持翻译文档与英文版本同步
如果内容不同或客户投诉，请跟踪从修改到修改的变化
符合ISO 9001标准
更容易与其他作家合作
符合记录保留等法律要求的法律要求
由于修订和控制的主题很多，我将从管理文档版本和创建标准文件夹目录结构开始。我将在未来的博客文章中介绍其他主题，包括Adobe FrameMaker中的版本控制功能是一种流行的技术文档创建工具。
使用版本控制软件
版本控制是对文档、文件或软件变更的管理。使用版本控制软件（VCS）自动化版本跟踪是一种有用的方法。有许多不同类型的版本控制软件，包括开源和专有。
VCS用于文档版本控制的主要优点之一是，它可以防止内容被多个用户覆盖。通过登录和结账系统，您可以检查文件是否可用。如果文件存储在没有跟踪机制的文件目录结构中，则覆盖内容的概率可能更高。您还可以通过查看日期、作者和注释来查看文档的历史记录。
使用VCS的另一个好处是，您可以回顾以前版本的文档。如果多个人正在处理单个文档，或者文档的新作者将编写下一个修改版本，这可能非常有用。当软件创建时，开发人员正在创建代码。如果发现错误，可以将软件回滚到以前的版本。
毫无疑问，如果你是一个拥有不同工作时间和地区的全球团队的成员，在某些地方，哪个版本是最新的，这将特别有用。
如果您没有VCS，一些文档创建程序将提供跟踪功能，您也可以创建手动系统。我将在未来的博客文章中详细讨论这个问题，以跟踪修订版本之间的变化。
建立文件夹目录结构
如果您不使用版本控制软件，您可以将文件保存在文件夹目录中。这样管理文件可能更具挑战性，但如果你有一个好的系统并遵循它，你就会成功。
管理目录结构中文件的两个主要方面是建立良好的文件夹结构和标准文件夹命名协议。当然，培训团队中的每个人都遵循标准。文件夹结构的设置取决于您的业务，但一般来说，请考虑以下元素：
文件类型产品类型、名称和版本
语言集项目内外文件
文件命名协议
最大类别信息的结构设置在层次结构的顶部，并以项目的特定文件夹结束。在每个项目文件夹中，您还应该有一个标准的文件夹设置。对于项目，请考虑以下事项：
变化评论员评论红线图像项目信息会议记录翻译之前的版本认证草稿最终稿每个文件夹中大多数项目的命名协议可能并不重要，但您应该有草稿和最终文件的命名协议，以及存储这些文件的过程。我将在未来的博客文章中讨论更多。
如果你建立了一个良好的文件夹目录结构，并且每个人都遵循它，我希望你找不到太多的文件或最新文件。
结论
版本控制涉及许多组件，如管理版本控制和使用版本控制软件，以及建立良好的文件夹结构和标准文件夹命名协议。查看我未来关于版本控制的博客文章。
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