在我的文档修订控制博客文章系列的这一部分，我将在整个创建过程中描述一些关于修订控制的事项。我还将为您提供其他关于版本控制和记录您的政策和程序的提示。
管理、修订和控制在整个创作过程中
在之前的博客文章中，我讨论了修订和控制的元素，如管理文档版本、创建标准文件夹目录结构、跟踪修订之间的变化以及构建组件号码和文件命名协议。以下是如何在整个创建过程中实施这些指南的快照。
开始一个新项目
如需创建新文档或修改现有文档，请遵循您已建立的文档组件号协议和文件命名协议标准。您还需要设置文件夹目录结构。
在审核周期内管理文档
在审计周期中，您不希望审查员认为文档是最终草稿，并将其保存为重用。为了防止这种情况发生，请在文档上创建一个明显的标识符，以反映文档是草稿。您可以使用Adobe Acrobat添加水印或图章。您还可以使用创建工具提供的任何功能。
审查员知道修改版本之间的变化是有帮助的，所以他们知道应该注意什么，特别是如果它是一个冗长的技术文件。
您应该在审查周期内为文档建立命名系统，特别是当您通常有多个审查周期时。如果您可以像添加V1、V2等版本号或文件名称中的1、2、3等一样简单。例如：
您还需要创建一个文件目录文件夹来存储草稿。
完成并发布文档
确定谁负责保存最终文件及其存储位置，并遵循标准部件编号和文件命名系统。确定如何处理草稿。
其他人可能需要通过配置管理将文档上传到网站、打印或发布。如果是这样，请确保使用这些组建过程，以便在其他文件夹或其他位置没有多个版本的文档。考虑创建一个需要遵循的清单，包括过程和所有步骤。
打印纸张副本
如果您为内部团队（如客户服务）打印纸质副本，请记录他们的文档，并在发布新版本或新文档时建立更新过程。
提供沟通计划
创建内外沟通计划，让客户知道文档已经更新或创建。如果合适，请说明修改后的更改。
遵循翻译文件的标准程序
如果您翻译文档，请使用文件命名系统并确定存储主文档的位置。此外，请按照本节中的任何流程应用于翻译文档。
提示管理文件
以下是我建议的其他内容，帮助您管理版本控制过程。
创建主文档列表
创建所有文档的主要列表，包括标题、组件号码、修改字母、语言和任何你可能想要搜索的其他信息。有一个可以搜索和引用的列表将帮助您管理文档和处理库存。这将提供文档集的整体视图，您可以参考当前版本并管理语言支持。此外，如果产品发生变化，您可以很容易地查看可能受到影响的文档。
文件政策和程序
我建议您编写所有修订后的控制政策和程序，以便团队遵循。很容易忘记细节，尤其是当你是新手的时候，所以有一个参考是有帮助的。当新作家加入时，它将帮助他们学习系统，而不需要花费太多的培训时间。
创建文档过时计划
我还建议为已发布的文档建立过时计划和定期审核周期，并将其包含在您的策略和过程文档中。我们经常忙着关注即将到来的事情，我们可以忘记我们为客户消费的东西。但是，如果你的网站上有过时或错误的内容，它可能会回来咬你。客户可能会抱怨并开始怀疑您提供的信息，这最终可能会损害客户忠诚度或劝阻潜在的新客户，并产生法律后果。建立和遵循文档过时计划和审核周期，以确保您可用的信息是最新和正确的。
结论在整个创作过程中，管理版本控制的方法有很多。记录你的政策和程序将有助于保持一致性。查看我未来的Adobe Framemaker中版本控制功能博客文章。
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